اصطلاحات رایج در ممیزی

اصطلاحات رایج در ممیزی 

ممیزی یکی از مهارت‌های ضروری برای فردی که می‌خواهد در حیطه استاندارد ۹۰۰۱ فعالیت کند، است.

یکی از کارهایی که باعث ایجاد مهارت در شما می‌شود داشتن دانش لازم در خصوص ممیزی و انجام درست این فرآیند است. برای این منظور باید با اصطلاحات رایج در ممیزی آشنا شوید. در ادامه این پست این اصطلاحات را معرفی می‌کنم تا با آن‌ها آشنا شوید.

 برای اینکه فرآیند ممیزی شکل بگیرد به فرد یا افرادی به‌عنوان شرکت‌کنندگان اصلی نیاز داریم:

 ممیز، ممیزی شونده و مشتری

ممیزی (Audit) چیست؟

استاندارد ۱۹۰۱۱ ممیزی را این‌گونه تعریف کرده است:

فرآیند سیستماتیک، مستقل و مستند برای یافتن شواهد ممیـزی و ارزیابی واقع‌بینانه آن‌ها به‌منظور تعیین میـزان برآورده شدن معیارهای ممیزی.

 ممیزی فقط در مواردی انجام می‌شود که شخصی درخواست این کار را داشته باشد. هیچ‌وقت ممیزی به‌طور تصادفی و یا سرزده اتفاق نمی‌افتد. درخواست ممیزی بر اساس تاریخ‌های قیدشده در قرارداد با سازمان ممیزی کننده و یا توسط فردی که دارای اختیار در سازمان مشتری می‌باشد، انجام می‌شود.

ممیز (Auditor) کیست؟

فرد یا سازمانی که فرآیند ممیزی را انجام می‌دهد.

در ممیزی­ها یک نفر به‌عنوان سرممیز رهبری تیم ممیزی را بر عهده می‌گیرد.

فردی که به‌عنوان سرممیز و ممیز در فرآیند ممیزی نقشی را بر عهده دارد بایستی دارای شرایطی باشد که در پست­های بعدی به توضیح آن خواهم پرداخت.

ممیزی شونده (Auditee) کیست؟

فرد یا واحد سازمانی که مورد ممیزی قرار می‌گیرد، تحت عنوان ممیزی شونده خوانده می‌شود. همچنین مشتری، شخص یا سازمانی است که درخواست ممیزی را داشته باشد.

معیارهای ممیزی Audit criteria چیست؟

 در تعریفی که در ابتدای این مطلب راجع به فرآیند ممیزی گفته شد به معیارهای ممیزی اشاره کردیم. خب حالا ببینیم معیارهای ممیزی چیست؟

ممیزی بر اساس معیارها، مدارک و مستنداتی که در استاندارد مورد گواهی، الزام شده است، صورت می‌گیرد و این مستندات عبارت‌اند از خط‌مشی، نظامنامه، مستندات بازنگری مدیریت، روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌ها و …

گاهی اوقات الزامات قانونی در یک سازمان نیز به‌عنوان معیار جهت ممیزی در نظر گرفته می‌شود چون سازمان‌ها ملزم به پیروی از الزامات قانونی می‌باشند. درصورتی‌که در ممیزی شواهد بر عدم پیروی از این الزامات باشد عدم انطباق محسوب می‌گردد.

به‌عبارت‌دیگر ممیزان این مستندات را به‌عنوان مبنایی جهت انطباق یا عدم انطباق قرار می‌دهند. به‌عنوان‌مثال معیار ممیزی در ممیزی استاندارد ISO 9001:2015، بندهای این استاندارد است.

شواهد ممیزی Audit Evidences چیست؟

فرآیند ممیزی بر اساس شواهدی انجام می‌شود که این شواهد شامل مستندات، مشاهدات در حین ممیزی، بیان واقعیات توسط ممیزی شوندگان یا دیگر اطلاعات مربوط به معیارهای ممیزی می‌باشد. 
در زمان ممیزی، ممیزان شواهد را با مشاهدات خود جمع‌آوری می­کنند. این شواهد ممکن است اشیاء یا سوابق ملموس یا مشاهدات شخصی باشد. آن‌ها به دنبال تأیید این هستند که الزامات برآورده می‌شوند.

شواهد ممیزی و روش جمع‌آوری آن‌ها اساس گزارش ممیزی را تشکیل می‌دهند.

یافته‌های ممیزی Audit Findings

یافته‌های ممیزی نتایج حاصل از ارزیابی شواهد ممیزی در مقایسه با معیارهای ممیزی هستند.
وقتی ممیز سوابق سازمان را مشاهده می‌کند این سوابق یا مطابق الزامات استاندارد است و انطباق دارد یا مطابقت ندارد و نامنطبق خوانده می‌شود. این موارد یافته‌های ممیزی است.

یافته‌ها به چند دسته تقسیم می‌شوند:

۱-۶-۱-انطباق

برآورده شدن یک الزام انطباق نامیده می‌شود.

۱-۶-۲- عدم انطباق

برآورده نشدن یک الزام عدم انطباق نامیده می‌شود.

۱-۶-۴-توصیه برای بهبود

۱-۶-۵-نقاط بهبود در پست بعدی انواع ممیزی در استاندارد ISO  را شرح خواهم داد.