شناسایی فرآیندها

 چگونه فرآیندها را در سازمان شناسایی کنیم ؟

در پست قبلی توضیحاتی در خصوص تعریف فرآیند و انواع آن ارائه شده است . در این پست به ادامه شناسایی فرآیندها می پردازم .

برای شناسایی فرآیند بهتر است فعالیت های انجام شده را بررسی نمایید و بوسیله یکی از روشهای زیر  مراحل اجرای آن را به روی کاغذ بیاورید .

برای این کار می توانید از نمودارها و یا فلوچارت استفاده کنید .

• نمودار SIPOC

• نمودار لاک پشتی (Turtle Diagram)

• مدل اختاپوسی

• تهیه فلوچارت

• تهیه شناسنامه فرآیندها

بهترین روش برای شناسایی فرآیندها تهیه شناسنامه فرآیند می باشد .

چرخه PDCA

چرخه دمینگ یک روش دینامیک و پویا است که می توان آنرا برای هر یک از فرایندهای سازمان و تعامل آنها بکار گرفت. نگهداری و بهبود عملکرد فرایند را میتوان با استفاده از چرخه دمینگ در هر سطح سازمان برای فرایندهای سطح بالایی همچون طرحریزی و یا یک فعالیت ساده بکار گرفت.

• طرحریزی (PLAN )

شناسایی اهداف ، فرآیندهای یک سازمان ، تهیه خط مشی و در نظر گرفتن ریسک ها و فرصت ها .

• اجرا (DO)

اجرای آن چیزی که طرحریزی شده است .

• بررسی و کنترل (CHECK)

پایش و اندازه گیری فرآیندها ، محصولات و خدمات ارائه شده بر اساس خط مشی و اهداف طرحریزی شده و گزارش نتایج .

• اقدام (ACTION)

در نظر گرفتن اقدام برای بهبود عملکرد

این چرخه به نوعی چرخه بهبود فرآیند می باشد و باعث کنترل فرآیندهای یک سازمان می شود .

مستندسازی فرآیندها یکی از روشهای پایه ای جهت بهبود سیستم می باشد. اصولا در مستندسازی روال ذیل باید طی شود:

• کاری را انجام میدهید خوب بررسی کنید .

• اگر کارتان معقول است آن را مکتوب کنید .

• آنچه را که مکتوب کردهاید، انجام بدهید.

• نتایج را بررسی کنید.

• کارتان را بهبود بدهید

کاربرد چرخه دمینگ :

• به عنوان یک مدل بهبود مستمر در سازمان می باشد .

• برای شروع یه پروژه بهبود می توان از آن استفاده نمود .

• طرحریزی یک فرآیند ، محصول یا خدمت 

• در جمع آوری داده ها ، تجزیه و تحلیل به منظور بررسی و اولویت بندی مشکلات و انجام اقدام در جهت رفع آن 

• برای اجرای هر تغییر

• ارزیابی فعالیت های سازمان