چگونه فرآیندها را در سازمان شناسایی کنیم ؟
در پست قبلی توضیحاتی در خصوص تعریف فرآیند و انواع آن ارائه شده است . در این پست به ادامه شناسایی فرآیندها می پردازم .
برای شناسایی فرآیند بهتر است فعالیت های انجام شده را بررسی نمایید و بوسیله یکی از روشهای زیر مراحل اجرای آن را به روی کاغذ بیاورید .
برای این کار می توانید از نمودارها و یا فلوچارت استفاده کنید .
نمودار SIPOC
نمودار لاک پشتی (Turtle Diagram)
مدل اختاپوسی
تهیه فلوچارت
تهیه شناسنامه فرآیندها
بهترین روش برای شناسایی فرآیندها تهیه شناسنامه فرآیند می باشد .
چرخه PDCA
چرخه دمینگ یک روش دینامیک و پویا است که می توان آنرا برای هر یک از فرایندهای سازمان و تعامل آنها بکار گرفت. نگهداری و بهبود عملکرد فرایند را میتوان با استفاده از چرخه دمینگ در هر سطح سازمان برای فرایندهای سطح بالایی همچون طرحریزی و یا یک فعالیت ساده بکار گرفت.
طرحریزی (PLAN )
شناسایی اهداف ، فرآیندهای یک سازمان ، تهیه خط مشی و در نظر گرفتن ریسک ها و فرصت ها .
اجرا (DO)
اجرای آن چیزی که طرحریزی شده است .
بررسی و کنترل (CHECK)
پایش و اندازه گیری فرآیندها ، محصولات و خدمات ارائه شده بر اساس خط مشی و اهداف طرحریزی شده و گزارش نتایج .
اقدام (ACTION)
در نظر گرفتن اقدام برای بهبود عملکرد
این چرخه به نوعی چرخه بهبود فرآیند می باشد و باعث کنترل فرآیندهای یک سازمان می شود .
مستندسازی فرآیندها یکی از روشهای پایه ای جهت بهبود سیستم می باشد. اصولا در مستندسازی روال ذیل باید طی شود:
کاری را انجام میدهید خوب بررسی کنید .
اگر کارتان معقول است آن را مکتوب کنید .
آنچه را که مکتوب کردهاید، انجام بدهید.
نتایج را بررسی کنید.
کارتان را بهبود بدهید
کاربرد چرخه دمینگ :
به عنوان یک مدل بهبود مستمر در سازمان می باشد .
برای شروع یه پروژه بهبود می توان از آن استفاده نمود .
طرحریزی یک فرآیند ، محصول یا خدمت
در جمع آوری داده ها ، تجزیه و تحلیل به منظور بررسی و اولویت بندی مشکلات و انجام اقدام در جهت رفع آن
برای اجرای هر تغییر
ارزیابی فعالیت های سازمان
4 Comments
احمدرضا خدامی
با سلام
خیلی ممنون بابت مطلب خیلی خوبتان در خصوص شناسایی فرایندها ، لطفاً در صورت امکان مطالب آموزشی در خصوص سایر شیوه های شناسایی فرایندها مانند مدل سایپوک و لاک پشتی را نیز بفرمایید. البته در صورتی که امکان دارد به ایمیل بنده ارسال فرمایید.
معصومه فرج پور
با سلام و احترام
خوشحالم که برایتان مفید بود. حتما در روز های بعد مطالبی در این مورد خواهم گذاشت .
معصومه فرج پور
با سلام و احترام
لطفا به صفحات زیر مراجعه نمایید :
نمودار لاک پشت
نمودار SIPOC
پوریا
با سلام
سایت بسیار خوبی دارید که به صورت خلاصه و مفید به مطالب پرداخته شده است. تشکر بابت مطالب ارزنده ی شما
خوشجال میشم اگر مطلبی در زمینه ی APQC هم داشتید قرار بدید.
با تشکر