یکی از مهمترین ابزار های بررسی سیستم مدیریت کیفیت در هر سازمانی، ممیزی داخلی است.شما با هدف بهبود سیستم مدیریت کیفیت و جهت اطمینان از انطباق سیستم مدیریت کیفیت خود با الزامات داخلی و الزامات استاندارد ممیزی داخلی انجام می دهید.
برای درک بهتر این موضوع به بند ۹-۲-۱- استاندارد ISO9001:2015 نگاهی می اندازیم:
مطابق این بند، ممیزی داخلی انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که آیا سیستم مدیریت کیفیت:
۱- با الزامات داخلی که سازمان تعریف کرده مطابقت دارد یا خیر؟
۲- با الزامات این استاندارد مطابقت دارد یا خیر؟
۳- به طور اثربخش اجرا و برقرار نگهداشته می شود؟
در واقع ممیزی داخلی انجام می شود تا میزان انطباق الزامات داخلی سازمان و الزامات استاندارد با سیستم مدیریت کیفیت در حال اجرا سنجیده شود. برای اینکه این کار به طور اثربخش انجام شود، از چک لیست به عنوان ابزار کمک کننده در فرآیند ممیزی استفاده می شود.
به عبارت دیگر چک‌لیست برای اطمینان از این است که تمام بندهای الزامات مربوط به ISO 9001 مورد ممیزی قرار گیرد.
به عنوان مثال، فرض کنید شما قرار است در سازمانتان فرآیند خرید را بر اساس استاندارد ISO 9001: 2015 و بند ۸-۴-۱ممیزی کنید.
هدف از ممیزی این بند این است که تأیید شود که ارائه دهندگان خارجی براساس توانایی هایشان در ارائه فرآیندها یا محصولات ارزیابی، انتخاب، نظارت و ارزیابی مجدد می شوند و خدمات مطابق با الزامات ISO 9001: 2015 است.
همچنین در روش اجرایی خرید اشاره شده که معیارهای تعیین شده توسط سازمان برای این فرآیند این است که ممیزی از تامین کنندگان هر سه سال یکبار انجام می شود .
خب ما باید یک چک لیست ممیزی تهیه کنیم که به ما به عنوان ممیز کمک کند تا میزان انطباق سیستم مدیریت کیفیت سازمان را با این بند استاندارد و همچنین الزامات سازمانی مورد اشاره در روش اجرایی خرید، بسنجیم.
این چک لیست می تواند شامل موارد زیر باشد:
سوالاتی در مورد اینکه تامین کنندگان بر چه اساسی انتخاب و ارزیابی می شوند
ارزیابی مجدد آنها بر اساس چه معیارهایی انجام می شود.
سوالاتی در مورد گزارشات ممیزی تامین کننده برای تعیین اینکه آیا ممیزی انجام شده بر اساس الزامات سیستم مدیریت کیفیت انجام شده یا خیر؟
سوالاتی در مورد نحوه نگهداری اطلاعات مدون و …
سوالاتی در مورد شاخص های کلیدی فرآیند خرید برای اطمینان از اجرای موثر این فرآیند
سوالاتی در مورد ریسک ها وفرصت های مربوط به این فرآیند
سوالاتی در مورد نحوه شناسایی نیازها و انتظارات تامین کنندگان به عنوان ذینفعان
چرا باید در ممیزی داخلی از چک لیست استفاده کنید؟
الزامی برای استفاده از چک لیست در ممیزی های داخلی وجود ندارد. اما برای اینکه یک ممیز داخلی مطمئن شود، همه بندهای مربوط به الزامات استاندارد را بررسی کرده است، بهتر است از چک لیست استفاده کند.
این یک روش مفید و موثر برای ثبت سوالات مورد نیاز شماست تا اطمینان حاصل کنید که خروجی های فرآیند شما با ترتیبات برنامه ریزی شده فرآیند شما مطابقت دارد.
هنگامی که برنامه های فرآیند خود را بررسی می کنید می توانید آنچه که بررسی شده را به عنوان شواهد ممیزی یادداشت کنید و از این طریق می توانید مطمئن شوید که هیچ چیز مهمی فراموش نمی شود.
از این شواهد برای تهیه گزارش ممیزی استفاده کنید.
مزایای استفاده از چک لیست در ممیزی:
چک‌لیست اگر به‌درستی طراحی‌و استفاده شوند :
۱) باعث ارتقاء برنامه‌ریزی ممیزی می شود.
۲ ) به مدیریت زمان ممیزی کمک می کند.
۳ ) به یاری حافظه می آید و باعث می شود همه بندها ممیزی شود.
۴) به یادداشت های شما در طول ممیزی نظم می دهد. می توانید شواهد مربوط به هر بند ممیزی را در کنار آن یادداشت کنید.
۵)کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که ممیزی به شیوه‌ای سیستماتیک و جامع انجام می‌شود و شواهد کافی دریافت می‌شود.
۶)با استفاده از چک لیست اطمینان حاصل می شود که دامنه ممیزی مورد پیگیری قرار می‌گیرد.
۷) یک وسیله ارتباطی و یک مکان برای ثبت اطلاعاتی که می توانید به‌عنوان مرجع در آینده استفاده کنید.
۸) چک‌لیست تکمیل‌شده حاوی شواهد عینی است که نشان می دهد ممیزی از سیستم مدیریت کیفیت انجام شده است.
۹) به‌عنوان یک پایگاه اطلاعاتی برای برنامه‌ریزی ممیزی‌های آینده مورداستفاده قرار گیرند.
۱۰) چک‌لیست تمرکز بر سؤالات خاص یا روش ارزیابی منحصربه‌فرد را به حداقل می‌رساند.
معایب استفاده از چک لیست در ممیزی:
در مقابل، هنگامی‌که چک‌لیست ممیزی در دسترس نیست یا ضعیف آماده‌شده، مسائل یا نگرانی‌هایی به شرح زیر ممکن است به وجود بیاید:
۱) چک‌لیست می‌تواند به‌عنوان تهدید برای ممیزی شونده به نظر برسد.
۲) تمرکز چک لیست ممکن است بر محدوده‌ای که دارای مشکلات خاصی است، محدود باشد.
۳) چک‌لیست یک ابزار برای کمک به ممیز است ولی نباید به‌عنوان تنها مکانیسم پشتیبانی ممیز استفاده شود.
۴) چک‌لیست نباید جایگزین برنامه‌ریزی ممیزی شود.
۵) ممکن است وابستگی بیش‌ازحد برای ممیزان تازه کار ایجاد کند.
۶) چک‌لیستی که ضعیف آماده‌شده است، به دلیل تعدد و تکرار سؤالات باعث کاهش سرعت ممیزی می شود.
۷) چک‌لیستی که برای سیستم مدیریت سازمان شما تهیه نشده و به به اصطلاح بومی سازی نشده، ممکن است هیچ ارزشی ایجاد نکند.
آیا استفاده از چک لیست ممیزی الزامی است؟
با همه این تفاسیر و با علم به اینکه استاندارد الزامی به استفاده از چک لیست در ممیزی داخلی ندارد اما مانند یک قانونه نانوشته باید از چک لیست ممیزی در ممیزی های داخلی استفاده کرد .
در ممیزی های شخص ثالث، ممیز با استناد به چک لیست ممیزی اثربخشی ممیزی داخلی را بررسی می کند. همینطور مطمئن می شود که شما به درستی از انطباق سیستم مدیریت کیفیت خود با بندهای استاندارد و همچنین الزامات درون سازمانی ، اطمینان پیدا کرده اید.
