بند ۷-۳ آگاهی

بند ۳-۷  – آگاهی

استاندارد ISO9001:2015 در بند ۷-۳ به آگاهی اشاره دارد و می گوید:

سازمان باید اطمینان یابد افرادی که تحت کنترل آن مشغول به کارند ، از موارد زیر آگاهی دارند:

الف) خط مشی کیفیت

ب) اهداف کیفیت مرتبط

ج) مشارکت آنها در اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت، از جمله مزایای بهبود عملکرد

د) پیامدهای عدم انطباق با الزامات سیستم مدیریت کیفیت

تفسیر بند ۳-۷  

هدف از این بنداین است که اطمینان حاصل شود که افراد مرتبط با انجام کار  که تحت کنترل سازمان هستند  از خط مشی  کیفیت، اهداف کیفیت مرتبط با فرآینذ خود، سهم خود در اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت و پیامدهای عدم انطباق با الزامات سیستم مدیریت کیفیت آگاهی داشته باشند.

هنگامی که افراد متوجه مسئولیت‌ها، اختیارات و نحوه عملکرد خود در دستیابی به اهداف کیفیت سازمان می‌شوند، آگاهی به دست می‌آید. بسیاری از سازمان‌ها این آگاهی را از طریق ارتباطات ایجاد می‌کنند.

افرادی که تحت کنترل سازمان کار می‌کنند باید درک کنند که پیامدهای عدم انطباق در سیستم مدیریت کیفیت چیست؟

به عنوان مثال این پیامدها ممکن است شامل دوباره کاری  و طراحی مجدد، ضایعات، نارضایتی مشتری و … شود.

سازمان باید اطمینان حاصل کند که افراد سازمان از طریق انجام فرآیندهای کاری که به نتیجه مطلوب منجر می‌شوند، چگونه به کارایی سیستم مدیریت کیفیت کمک می‌کنند، که به نوبه خود به رضایت مشتری کمک می‌کند.

جه اقداماتی می توان برای ایجاد آگاهی در سازمان انجام داد ؟

بسته به ماهیت کاری که افراد انجام می‌دهند، اقدامات برای ایجاد آگاهی می‌تواند متفاوت باشد. سازمان می‌تواند آگاهی را از راه‌های مختلف ایجاد کند، مانند:

۱) اطلاع رسانی درخصوص موارد مورد بحث در جلسات اختتامیه ممیزی خارجی و شرکت دادن کارکنان تاثیر گذار بر کیفیت  

۲) استفاده از ابزارهای  بصری برای توصیف محصولات و خدمات قابل قبول و غیر قابل قبول

۳) توضیح شفاف و واضح در خصوص الزامات استاندارد، سازمانی  و  قانونی  برای محصولات و خدمات؛

۴) واضح بودن فرآیند  رسیدگی به شکایات  

۵) تهیه دستورالعمل های کاری و سهولت در اختیار گذاشتن مستندات به کارکنان

۶) برگزاری جلسات منظم بازنگری مدیریت ، جلسات ارائه دهنده خدمات مشتری.

چه سوالاتی در ممیزی داخلی در مورد این بند بپرسیم؟

 این بند از جمله بندهایی است که مربوط به  همه واحدها ی سازمانی می شود:

• آیا کارکنان از خط‌مشی کیفیت، اهداف سازمانی و عملکرد سیستم مدیریت و همچنین سایر مفاهیم مربوط به سیستم مدیریت کیفیت اطلاع دارند؟

• آیا همه کارکنان آگاه هستند که مشتریان فرآیند آنان چه کسانی هستند و آیا از میزان رضایت آنان آگاهی دارند؟

• آیا کارکنان از معیارهای فرآیندی که بر فعالیت‌های آنان تأثیر گذارند آگاهی دارند؟

• آیا کارکنان از تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به این معیارها و برنامه‌هایی برای رسیدن به آنها آگاهی دارند؟

• آیا کارکنان از ریسک های فعالیت های خود آگاهی دارند؟

• آیا مکانیزمی جهت آگاه سازی پرسنل نسبت به اهمیت فعالیت مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت وجود دارد یا خیر؟ آیا به طور مناسب ارزیابی می شود ؟