تعریف دامنه سیستم مدیریت کیفیت در ISO 9001: 2015

 دامنه سیستم مدیریت کیفیت (QMS)

دامنه سیستم مدیریت کیفیت بخشی از الزامات ISO 9001 است. این دامنه بخش مهمی از نظامنامه کیفیت است که نشان‌دهنده دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت در سازمان شما و جزئیات هرگونه عدم استفاده از الزامات ISO 9001 و توجیه برای عدم استفاده از آن الزامات است.

با انتشار الزامات ISO 9001: 2015، برخی از توضیحات اضافی در مورد تعریف دامنه سیستم مدیریت کیفیت وجود دارد. این توضیحات به چگونگی تعریف دامنه سیستم مدیریت کیفیت در سازمان کمک می‌کند.

بند ۴-۳ استاندارد ISO 9001: 2015

هدف از این بند تعریف مرزهای سیستم مدیریت کیفیت است و باید به نحوی تعریف‌شودکه به سازمان کمک می‌کند تا نیازها و نتایج موردنظر سیستم را برآورده سازد.

برای شروع، در هنگام تعیین دامنه سه مورد را باید در نظر گرفت:

• محیط سازمان (مسائل داخلی و خارجی سازمان)

• الزامات مربوط به ذینفعان سازمان

• محصول یا خدمات سازمان

در تعیین دامنه، سازمان همچنین باید مرزهای سیستم مدیریت کیفیت را با در نظر گرفتن مسائلی مانند:

– زیرساخت‌های سازمان؛

– سایت‌ها ،بخش ها و واحدها

–  فعالیت‌های مختلف سازمان؛

– خط مشی ‌ها و استراتژی‌های تجاری؛

– توابع، فعالیت‌ها، فرایندها، محصولات و خدمات متمرکز و یا خارجی ارائه‌شده.

علاوه بر این، دامنه سیستم مدیریت کیفیت شامل هرگونه الزامات استاندارد ISO 9001 است که می‌توان آن را در سازمان اعمال کرد و اگر الزامی است که مورداستفاده قرار نمی‌گیرد، سازمان بایستی آن را بیان و دلایل توجیهی خود را برای عدم استفاده از این بند استاندارد ذکر نماید.

دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت را روشن و مختصر بیان کنید.

توصیف دامنه کاربرد بایستی واضح باشد و به گونه ای بیان شود که باعث گمراهی ممیزان و یا سایر ذینفعان گردد.

برای توصیف دامنه سیستم کیفیت در سازمان خود اقدامات زیر را انجام دهید :

• انواع محصولات و خدمات ارائه‌شده در سازمانتان را توصیف نمایید.

• فرآیندهای اصلی سازمانتان را مشخص نمایید. مانند طراحی، تولید، بسته‌بندی، تحویل و غیره

• فعالیت هایی که توسط سازمان شما برون سپاری شده است را مشخص نمایید.

• خطوط تولید، سایت‌ها، ادارات و بخش‌ها یی که مرتبط با فرآیندهای سازمان است را مشخص نمایید.در صورتی که سازمان شما شامل چندین سایت می باشد که برخی در خارج از سازمان هستند را نیز مشخص نمایید .

• در صورتی که خدمات ارائه شده توسط سازمان شما در محل مشتری انجام می شود بایستی توصیف شود .

• در صورتی که خدمات یا محصولاتی را مشترک با سازمان دیگری تولید یا ارائه می نمایید ،بایستی توصیف شود.

• در متن دامنه، استانداردی ذکر شود که ممیزی بر اساس آن انجام می شود و گواهینامه بر اساس همان استاندارد صادر می شود. به عنوان مثال در متن دامنه به استاندارد OHSAS اشاره نشود دصورتیکه ممیزی بر اساس استاندارد ISO9001:2015 انجام می شود.

• محدوده بیش‌ازحد گسترده یا مبهم نباشد:

 به‌عنوان‌مثال ساخت‌وساز عمومی، درصورتی‌که قرار است سازمان فقط برای ساخت جاده‌ها گواهینامه بگیرد.

• در متن دامنه به محصولات یا نمونه کارهایی که موقتی است و حتی ممکن است ارائه نشود، اشاره نکنیم .

• در متن دامنه از ذکر کردن محدوده با ادعاهایی که نمی‌تواند اثبات شود، خودداری شود.

• از ذکر دامنه‌ای که حاوی اظهارات بازاریابی یا تبلیغاتی است، برای مثال ارزان‌ترین و بهترین محصول.

کاربرد

دامنه شما محدودیت اندازه ندارد و تمام الزامات ایزو ۹۰۰۱ در نظر گرفته می‌شود.

در صورتی می توان بند یا زیر بندی از الزامات را استثنا نمود که بر توانایی سازمان برای ارائه یک محصول یا ارائه خدماتی که مطابق با الزامات و یا افزایش رضایت مشتری است، تأثیری نداشته باشند.

 درهرصورت باید اطلاعات کافی برای اینکه چه فرایندهایی، مکان‌های فیزیکی، محصولات و خدمات توسط سیستم مدیریت کیفیت پوشش داده می‌شود، در دسترس باشد.

 در ویرایش ۲۰۰۸ این استاندارد در بند مربوط به کاربرد، سازمان اجازه داشت کهدر صورت عدم استفاده الزامات مربوط به بند ۷ حذف نماید. در ویرایش ۲۰۱۵ این مورد محدود به بند خاصی نشده است.

ضمیمه A ایزو ۹۰۰۱: ۲۰۱۵، توضیح در مورد “قابل‌اجرا بودن” الزامات آن را ارائه می‌دهد.

در تئوری و اصل همه الزامات قابل‌اجرا هستند. درنتیجه، موارد بسیار کمی از الزامات هستند که برای آن ها لفظ غیرکاربردی اعمال می‌شود.

بندهایی که به علت عدم کاربرد می‌تواند اعمال نشود:

• بند ۷-۱-۵- منابع پایش و اندازه گیری:

به عنوان مثال یک سازمان خدماتی که هیچ تجهیزات اندازه‌گیری برای نظارت و اندازه‌گیری ندارد که نیاز به ردیابی داشته باشد.

• بند ۸-۳- طراحی و تکوین محصولات و خدمات :

به عنوان مثال سازمان هایی که طراحی محصول یا خدمات ندارند و تنها ارائه دهنده می باشند .

• بند۸-۵-۳-اموال متعلق به مشتریان یا فرآهم آورندگان برون سازمانی:

 به عنوان مثال سازمانی که دارایی مشتری را مدیریت نمی‌کند، ازجمله اطلاعات مشتری

• بند ۸-۴- کنترل فرآیندها ، محصولات و خدمات فرآهم آوری شده برون سازمانی :

به عنوان مثال یک سازمان که فقط محصولات ارائه‌شده توسط مشتری یا ارائه‌دهندگانی که توسط مشتری واجد شرایط هستند را دریافت می‌کند و بنابراین مسئولیت انتخاب ارائه‌دهندگان را ندارد.

 شما می‌توانید دامنه کاربرد را به یک مکان خاص مثلاً سایت شماره ۱ و یا تنها برای یک محصول یا خدمت اختصاص دهید و گواهی‌نامه سیستم مدیریت کیفیت را فقط برای آن اخذ نمایید.

دامنه کاربرد باید به‌صورت مستند در سازمان وجود داشته باشد. می‌توانید آن را در نظامنامه سیستم مدیریت کیفیت بگنجانید و یا اینکه سند جداگانه ای برای آن طراحی نمایید.