چگونگی شناسایی محیط سازمان در ISO 9001: 2015
محیط سازمان نیازمندی جدید در استاندارد ISO 9001 است و بیان می‌دارد که سازمان باید مسائل داخلی و خارجی را که می‌تواند اهداف استراتژیک و برنامه‌ریزی سیستم مدیریت کیفیت را تحت تأثیر قرار دهد، در نظر بگیرد.
این مفهوم، کاربرد بند ۴ را تغییر می‌دهد و باعث می‌شود الزامات مربوط به محیط سازمان کمی مبهم به نظر برسد، این بند واقعاً نیاز به چه چیزی دارد؟
بند ۴ استاندارد ISO 9001:2015
این بند الزام سازمان نسبت به ارزیابی بافت سازمان و محیط آن را بیان می‌کند. این به این معنی است که شما نیاز به تعریف تأثیرات عناصر مختلف در سازمان خود دارید. ازجمله:
فرهنگ، اهداف سازمان، پیچیدگی محصولات، جریان فرایندها و اطلاعات، اندازه سازمان، بازارها، مشتریان و غیره.
همچنین محیط سازمان وسیله‌ای برای شناسایی خطرات و فرصت‌های مربوط به محیط کسب‌وکار است.
برای شناسایی محیط سازمان از کجا شروع کنم؟
اگرچه استاندارد روش تشخیص چارچوب سازمان را بیان نمی‌کند، اما با گام‌های اشاره‌شده می‌توانید محیط سازمان را تشخیص دهید.
اولاً شما باید تعیین کنید که کدام‌یک از الزامات جدید در مستندات موجود وجود دارد، زیرا برخی از الزامات مربوط به نظامنامه کیفیت در ISO 9001: 2008 در حال حاضر به این بند جدید در ISO 9001:2015 منتقل‌شده است.
اگر شما قبلاً ISO 9001: 2008 را در سازمان خود اجرا کرده‌اید، احتمالاً در حال حاضر تعریف دامنه سیستم مدیریت کیفیت و همچنین فرآیندها و تعاملات آن‌ها را به‌صورت متن یا فلوچارت در نظامنامه کیفیت دارید.
اما اگر از ابتدا استاندارد را اجرا می‌کنید، لازم است که دامنه سیستم مدیریت کیفیت خود را مشخص و فرآیندها و تعاملات آن‌ها را شناسایی کنید.
محیط داخلی و خارجی چیست؟
در انجام این بند، تنها به مسائلی که می‌تواند بر رضایت مشتری و تحویل محصول یا ارائه خدمات باکیفیت تأثیر می‌گذارد، تمرکز کنید.
محیط داخلی سازمان، محیطی است که هدف آن دستیابی به اهداف است. محیط داخلی می‌تواند شامل: ارزش‌های درون سازمان، فرهنگ، پیچیدگی فرایندها و ساختار سازمانی، دانش و عملکرد سازمان، است.
برای تعیین محیط خارجی، باید مسائل ناشی از محیط اجتماعی، فنّاوری، محیطی، اخلاقی، سیاسی، قانونی و اقتصادی خود را در نظر بگیرید. مثال‌های محیط خارجی ممکن است شامل موارد زیر باشد:
مقررات دولت و تغییرات در قانون
تغییرات اقتصادی در بازار سازمان
رقبا
حوادثی که ممکن است روی اعتبار سازمان تأثیر بگذارد
تغییر در فنّاوری
اساساً، تمام این اطلاعات در سازمان موجود است، اما هرگز بر روی کاغذ قرار نگرفت؛ یک‌راه برای جمع‌آوری و ساماندهی این اطلاعات استفاده از جلسات طوفان فکری است. ساماندهی تمام این اطلاعات می‌تواند بسیار ارزشمند باشد.
