عدم انطباق چیست؟

با توجه به تعریف در ISO 9000، عدم انطباق ” اجرا نشدن یک الزام” است.
یک سازمان بر اساس این‌که آیا یک سیستم مدیریت کیفیت به‌طور مؤثر مطابق با الزامات ISO 9001 اجرا می‌شود، مورد تأیید قرار می‌گیرد.
بنابراین تمرکز هر ممیزی بر این است که تعیین کند آیا سیستم مدیریت کیفیت، به‌طور مؤثر پیاده‌سازی و نگهداری می‌شود یا خیر؟ ازآنجایی‌که شواهد ممیزی مشخص‌کننده عدم انطباق‌ها است، بنابراین مهم است که به‌درستی مستند شده باشد.

سه بخش برای مستند کردن یک عدم انطباق وجود دارد:

۱- شواهد ممیزی: شواهد ممیزی شامل یافته‌های ممیزی است که از طریق مشاهده، پرسش و پاسخ و یا بررسی مستندات به دست می‌آید.
اگر شواهد ممیزی وجود نداشته باشد، نمی توان تصمیم درستی دال بر عدم اجرای یک الزام داشت.
شواهد ممیزی باید مستند و به‌اندازه کافی دقیق باشد تا سازمان ممیزی شونده بتواند دقیقاً همان چیزی که ممیز مشاهده کرده است را پیدا و تأیید کند.

یافته های ممیز عبارت‌اند از:
عدم انطباق
مشاهدات
توصیه‌ها
فرصت برای بهبود

۲- الزامی که در مقابل آن عدم انطباق تشخیص داده می‌شود:
در حقیقت یک عدم انطباق، عدم اجرای یک الزام است، بنابراین اگر ممیز نتواند یک الزام را شناسایی کند، نمی‌تواند عدم انطباق را تشخیص دهد.
الزامات می‌تواند از منابع مختلف باشد؛ برای مثال: الزامات استانداردی که بر اساس آن ممیزی صورت می گیرد مانند ISO 9001، الزامات داخلی سازمان، مقررات قابل‌اجرا که توسط مشتری برای سازمان مشخص می‌شود.

هنگامی‌که عدم انطباق‌ها در برابر این الزامات تأیید شود، باید مستند باشد و به استاندارد و یا بند مربوطه به آن ارجاع داده شود.

۳- شرح عدم انطباق:
بخش نهایی (و مهم‌تر از همه) مستندسازی و نوشتن شرح یک عدم انطباق است که بایستی به‌صورت دقیق باشد. برای این کار از فرم اقدام اصلاحی استفاده می‌شود که شامل: شرح ، تجزیه‌وتحلیل علت به وجود آمدن ، اصلاح و اقدام اصلاحی می‌باشد.

شرح عدم انطباق‌ها بایدبه صورت زیر باشد:
• واضح و در ارتباط با موضوع باشد.
• بدون ابهام، دارای بیان صحیح، و تا حد امکان مختصر باشد.

به‌منظور ارائه قابلیت ردیابی، تسهیل بررسی پیشرفت و شواهد تکمیل اقدامات اصلاحی و اثربخشی آن، ضروری است که عدم انطباق‌ها به‌صورت سیستماتیک ثبت و ضبط شوند.

منابع بالقوه عدم انطباق‌ها:

در کجاها می توانیم به دنیال این منابع بالقوه باشیم ؟

– یافته‌های ممیزی داخلی یا خارجی (بند ۹-۲)؛
– نتایج پایش و اندازه‌گیری (به‌عنوان‌مثال بازرسی، نقص محصول یا خدمت)؛
– خروجی‌های نامنطبق (بند ۸-۷)؛
– شکایات مشتری؛
– عدم مطابقت با الزامات قانونی و مقرراتی؛
– مشکلاتی با فراهم آورندگان (به‌عنوان‌مثال: تحویل به‌موقع، بازرسی اقلام ورودی)؛
– مشکلات شناسایی‌شده از طریق کارکنان (از طریق صندوق پیشنهادات)
– مشاهداتی از سمت یک مقام مافوق یا یک فرد مسئول یا مراقبان فرآیند؛