ممیزی از مدیریت ارشد

ممیزی از مدیریت ارشد

در ویرایش جدید استاندارد ISO 9001 تمرکز از مدیر کیفیت به مدیریت ارشد سازمان تغییر پیداکرده است و مدیر ارشد نیز مانند سایر واحدها ممیزی می‌شود. این مورد یکی از موارد حساس در ممیزی‌های شخص ثالث است.

ممیز در ممیزی‌های صدور گواهینامه چه مواردی را در نظر می‌گیرد:

• در نظر گرفتن زمان کافی برای مصاحبه با مدیر ارشد

این زمان با توجه به‌اندازه و نوع سازمان از ۳۰ دقیقه تا ۲ ساعت متفاوت است.

• بحث در مورد یافته‌های ممیزی به‌طور مستقیم با آن‌ها

در جلسات اختتامیه ممیز یافته‌های ممیزی را با مدیریت ارشد در میان می‌گذارد.

• پیدا کردن شواهدی از تعهد مدیر ارشد

ممیز باید فعالیت‌های مدیریت ارشد را به‌عنوان فرایند در نظر بگیرد و آن را ممیزی کند. در تمام مدتی که ممیزی از ایشان و حتی سایر واحدها صورت می‌گیرد ممیز به دنبال شواهدی از تعهد ایشان نسبت به سیستم مدیریت کیفیت می‌باشد.

• شناسایی فرایندهای مدیریتی

فرآیندهایی از قبیل هدف‌گذاری، ایجاد خط‌مشی، بازنگری مدیریت و ….

• درک سازمان و ساختار مدیریت آن، با مرور اطلاعاتی از قبیل نمودار سازمانی، گزارش سالانه، طرح‌های تجاری و …

 وظایف مدیر ارشد در ممیزی‌های چیست؟

• شرکت در جلسات افتتاحیه و اختتامیه ممیزی

شما به‌عنوان مدیر ارشد در سازمان بایستی حتماً در جلسات افتتاحیه و اختتامیه حضورداشته باشید. در صورت عدم حضور در این جلسات ممیز می‌تواند ممیزی را لغو نماید و این عدم حضور را ناشی از عدم تعهد به سیستم مدیریت کیفیت تلقی نماید.

• پاسخگویی به سؤالات ممیز

در ممیزی صدور گواهینامه چه مواردی از مدیریت ارشد سؤال می‌شود:

در این ممیزی، بندهای زیر مورد ممیزی قرار می‌گیرد:

الف) در دسترس بودن خط‌مشی و اهداف و برقراری ارتباط میان آن‌ها (بند ۵-۲ و بند ۶-۲)

ب) دریافت شواهدی مبنی بر این‌که خط‌مشی و اهداف مؤثر بوده‌اند و در سراسر سازمان درک شده‌اند.
ج) تعیین اینکه آیا مدیر ارشد رهبری و تعهد را در حفظ تمرکز سازمان بر نیازهای مشتری و افزایش رضایت مشتری نشان می‌دهد. (بند ۵-۱)

د) تعیین اینکه آیا مدیریت در بازنگری‌های مدیریت درگیر شده است یا نه. (بند ۹-۳)
و) مصاحبه با مدیریت ارشد، برای به دست آوردن دیدگاهش در مورد شیوه‌های ارتباطات داخلی و اثربخشی آن. (بند ۷-۴)

ی) شیوه‌های تصمیم‌گیری در خصوص ذینفعان (معیارهای انتخاب ذینفعان) و بازنگری اطلاعات مربوط به ذینفعان بند( ۴-۲)

ز) مذاکره با مدیریت ارشد سازمان در خصوص اهمیت شناسایی نقش‌های سازمانی و درک صلاحیت‌های موردنیاز (بند ۵-۳)

روش ممیزی از مدیریت 
ارزیابی تعهد مدیریت ارشد به دو روش انجام می‌شود:

۱- مصاحبه  
ممیز می‌تواند، با توجه به نوع سازمان، پرسش‌های مربوط به آن را مطرح کند که:
الف) به دنبال کسب شواهد از تعهد مدیریت به کیفیت و ارتباط آن با اهداف کلی سازمان و سیستم مدیریت کیفیت(بررسی خط‌مشی کیفیت، اهداف سازمان و برنامه استراتژیک آن)
ب) ایجاد شواهد انطباق با الزامات ایزو ۹۰۰۱

۲- جمع‌آوری و تأیید شواهد
ممیز در هنگام ممیزی از سایر واحدها باید به‌طور مداوم به دنبال فرصت‌هایی برای تأیید پاسخ‌های دریافت شده از مدیریت ارشد در هنگام مصاحبه باشد.

گزارش ممیزی
درنهایت پس از پایان ممیزی یافته‌های ممیزی به‌صورت گزارش ممیزی در اختیار مدیریت ارشد قرار می‌گیرد. ممیزان گزارش‌های ممیزی خود را به‌صورت یافته‌های کلیدی مثبت و منفی و همچنین فرصت‌هایی برای بهبود آماده می‌کنند که برای ارائه به مدیریت مناسب باشد.