ممیزی از مدیریت ارشد
در ویرایش جدید استاندارد ISO 9001 تمرکز از مدیر کیفیت به مدیریت ارشد سازمان تغییر پیداکرده است و مدیر ارشد نیز مانند سایر واحدها ممیزی میشود. این مورد یکی از موارد حساس در ممیزیهای شخص ثالث است.
ممیز در ممیزیهای صدور گواهینامه چه مواردی را در نظر میگیرد:
-
در نظر گرفتن زمان کافی برای مصاحبه با مدیر ارشد
این زمان با توجه بهاندازه و نوع سازمان از ۳۰ دقیقه تا ۲ ساعت متفاوت است.
-
بحث در مورد یافتههای ممیزی بهطور مستقیم با آنها
در جلسات اختتامیه ممیز یافتههای ممیزی را با مدیریت ارشد در میان میگذارد.
-
پیدا کردن شواهدی از تعهد مدیر ارشد
ممیز باید فعالیتهای مدیریت ارشد را بهعنوان فرایند در نظر بگیرد و آن را ممیزی کند. در تمام مدتی که ممیزی از ایشان و حتی سایر واحدها صورت میگیرد ممیز به دنبال شواهدی از تعهد ایشان نسبت به سیستم مدیریت کیفیت میباشد.
-
شناسایی فرایندهای مدیریتی
فرآیندهایی از قبیل هدفگذاری، ایجاد خطمشی، بازنگری مدیریت و ….
-
درک سازمان و ساختار مدیریت آن، با مرور اطلاعاتی از قبیل نمودار سازمانی، گزارش سالانه، طرحهای تجاری و …
وظایف مدیر ارشد در ممیزیهای چیست؟
-
شرکت در جلسات افتتاحیه و اختتامیه ممیزی
شما بهعنوان مدیر ارشد در سازمان بایستی حتماً در جلسات افتتاحیه و اختتامیه حضورداشته باشید. در صورت عدم حضور در این جلسات ممیز میتواند ممیزی را لغو نماید و این عدم حضور را ناشی از عدم تعهد به سیستم مدیریت کیفیت تلقی نماید.
-
پاسخگویی به سؤالات ممیز
در ممیزی صدور گواهینامه چه مواردی از مدیریت ارشد سؤال میشود:
در این ممیزی، بندهای زیر مورد ممیزی قرار میگیرد:
الف) در دسترس بودن خطمشی و اهداف و برقراری ارتباط میان آنها (بند ۵-۲ و بند ۶-۲)
ب) دریافت شواهدی مبنی بر اینکه خطمشی و اهداف مؤثر بودهاند و در سراسر سازمان درک شدهاند.
ج) تعیین اینکه آیا مدیر ارشد رهبری و تعهد را در حفظ تمرکز سازمان بر نیازهای مشتری و افزایش رضایت مشتری نشان میدهد. (بند ۵-۱)
د) تعیین اینکه آیا مدیریت در بازنگریهای مدیریت درگیر شده است یا نه. (بند ۹-۳)
و) مصاحبه با مدیریت ارشد، برای به دست آوردن دیدگاهش در مورد شیوههای ارتباطات داخلی و اثربخشی آن. (بند ۷-۴)
ی) شیوههای تصمیمگیری در خصوص ذینفعان (معیارهای انتخاب ذینفعان) و بازنگری اطلاعات مربوط به ذینفعان بند( ۴-۲)
ز) مذاکره با مدیریت ارشد سازمان در خصوص اهمیت شناسایی نقشهای سازمانی و درک صلاحیتهای موردنیاز (بند ۵-۳)
روش ممیزی از مدیریت
ارزیابی تعهد مدیریت ارشد به دو روش انجام میشود: