نظام آراستگی ۵s

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که وارد سازمانی شده اید و پیگیر پرونده ای بودید ولی کارمند مربوطه پرونده شما راگم کرده بود و وقتی با اعتراض شما مواجه شده گفته من پرونده شمارو اینجا گذاشتم شاید همکارم برداشته .

شاید برای شما هم پیش آمده باشه که وارد بعضی از سازمانها شده باشید که کارمندانش انگار با خودشان هم قهرند و وقتی به میز کارشون نگاه می کنید چیزی که می بینید میز کاری آشفته و به هم ریخته . انگار ماه هاست که تمیز نشده و کثیف است .

و شاید شما آن دسته از مدیرانی هستید که در سازمان شما کارکنان ظاهری خسته و آشفته دارند، غیبت از کار بالاست و کارکنان پیشنهادی برای اصلاح و پیشرفت کارها ندارند و تعداد حوادث بالاست .

اگر چنین است یک راه مقابله با این مشکلات نظم بخشیدن به کارها و محیط اطراف خود است که تنها از طریق استقرار و اجرای نظام آراستگی ۵S  میسر می شود .

۵S  چیست ؟

برای اولین بار ژاپنی ها در سال ۱۹۸۵ نظام آراستگی را معرفی کردند، فردی بنام سوزوکی در کتاب کایزن عملی اصول نظام آراستگی را بعنوان مبنایی برای بهره وری و کایزن معرفی نمود. ۵S سیستمی برای آراستگی محیط اطرافمان است .

هدف ۵S:

ایجاد نظم و ترتیب و انضباط در محیط کاری که در نهایت منجر به افزایش بهره وری و استفاده مناسب از نیروی انسانی، افزایش رضایت مشتریان و کاهش اتلاف زمان و در نهایت سوددهی بیشتر می گردد.

همانطوریکه از نام آن پیداست نظام آراستگی شامل ۵s می باشد:

• Seiri(ساماندهی)

• Seition(نظم و ترتیب)

• Seiso (پاکیزه سازی )

• Sekitsu(استاندارد سازی)

• Shitsuke(انضباط)

Seiri(ساماندهی):

تشخیص ضروری از غیر  ضروری، جدا کردن اقلام ، اوراق و اطلاعات لازم و کاربردی و دورریختن غیر کاربردیها از محیط کار و همچنین تعمیر، تعویض و یا تصحیح معایب و نواقص می باشد.

Seition(نظم و ترتیب):

مرتب کردن اقلام  اوراق و اطلاعات و تعیین جای مناسب برای آنان به نحوی که با سرعت و سهولت قایل دسترسی باشند . به عبارت دیگر تعیین بهترین مکان برای اقلام ضروری و حذف اتلافها می باشد.

Seiso (پاکیزه سازی ):

پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگهداشتن محیط، اموال و افراد  و حذف یا کنترل آلاینده ها  و همچنین رنگ آمیزی و زیباسازی محیط کار می باشد.

Sekitsu(استاندارد سازی)

تداوم، استاندارد سازی و حفظ وضعیت مطلوب ناشی از اجرای سه اصل اول و رعایت ایمنی در کار می باشد.

 Shitsuke(انضباط):

عادت به انجام کارهای صحیح و انضباط فردی و گروهی، به کمک آموزش و فرهنگ سازی و رعایت استاندارد تدوین شده در اصل قبلی  می باشد.

مشکلات اجرای ۵S:

• عدم آموزش کافی به کارکنان جهت اجرا

• عدم شناخت کافی از این نظام

• بی توجهی به تداوم اجرای اصول این نظام

• ساده نگری به نظام آراستگی

مزایای اجرا:

• افزایش بهره وری از طریق شناسایی و رفع اتلاف های سازمانی و اداری

• ارتقا روحیه کاری و رضایتمندی شغلی کارکنان

• بهبود وضعیت ایمنی محیط کار

• افزایش رضایت مشتریان به جهت بهبود کیفیت خدمات ارائه شده

• کاهش اتلاف وقت در دسترسی سریع به اسناد و مدارک

نتایج نظام ۵S :

• محیط کار آراسته

• ابزار و اقلام آراسته

• همکار آراسته

• رفتار آراسته

• فرآیندهای آراسته

در آینده نزدیک قصد دارم مطالبی را جهت اجرای این نظام در سازمانها به صورت گام به گام قرار دهم تا با مطالعه آن و استفاده از چک لیست ها و مستندات به راحتی بتوانید آن را در محیط اطراف خود اجرا نمایید .